VERIFACTU OBLIGACIÓN O NO

[MAIKAM]

ESTAN SALIENDO MULTIPLES NOTICIAS, DESDE GESTORES, ABOGADOS, GESTORES ADMINISTRATIVOS QUE DICEN QUE NO ES OBLIGATORIO ADAPTARSE AL VERIFACTU SI SE HACEN LAS FACTURAS EN WORD O EXCEL (PERO PARECE QUE SI TIENES ALGO AUTOMATIZADO EL EXCEL O WORD, YA SI DEBES ACOGERTE).

ESTO NOS GENERA PREOCUPACIÓN POR NO TENER CLARO SI HAY QUE ACOGERSE.

DESDE LOS VENDEDORES DE SOFTWARE, ES OBLIGATORIO.
DESDE GESTORES, ABOGADOS, HACIENDA AUNQUE NO LO DEJA TAN CLARO, NO ES OBLIGATORIO.

SI NOS PODÉIS DAR LUZ SOBRE EL TEMA, YA QUE LO DE LAS MULTAS ES SUPER ALARMANTE.
NOS GUSTARÍA PODER DECIR A LA GENTE CUANDO ES OBLIGATORIO Y CUANDO NO.
GRACIAS

[Ignacio]

Yo lo veo tan oscuro como tu.l
Cada vez que encuentro una noticia sobe el particular me entran mas dudas, el problema, a mi modo de ver, es:

¿Qué es lo que se considera automatización en una fra. elaborada con Excel? El simple hecho de que exista una referencia a otra celda de la misma hoja, o una multiplicación para calcular el Iva, o un sumatorio de las distintos conceptos de la propia fra. significa que se trata de un SIF y por lo tanto obligado a utilizar VERIFACTU?

Hacienda no lo aclara, porque esta interesada en que se acojan a la nueva normativa cuantos mas mejor. El Consejo de Colegios de Gestores Administrativos opina de otra forma, y además distingue entre lo que es VERIFACTU propiamente dicho y la nueva normativa de facturación, cuyo Reglamento todavía no ha salido y a partir de que se apruebe el Reglamento habrá uno o dos años de plazo. Hacienda nada aclara sobre este tema.

A ver si alguien mejor enterado nos arroja alguna luz sobre el particular.

[MAIKAM]

MUCHAS GRACIAS POR RESPONDER, NO SE SI ALGUIEN NOS PUEDE AYUDAR A ACLARAR EL TEMA, YA QUE HAY MUCHAS OPINIONES, Y NOS ENCONTRAMOS A 17 DE NOVIEMBRE SIN TENERLO CLARO.

[Ignacio]

ESTO HE ENCONTRADO EN LAS FAQ´s de la AEAT SOBRE ESTE PARTICULAR. NO SE SI ESTO TE ACLARARA ALGO SOBRE LA OBLIGACION DE UTILIZAR VERIFACTU EN EL CASO DE QUE ACTUALMENTE LAS FRAS SEA EMITIDAS A TRAVES D EXCEL O WORD


El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:
Introducir los datos de las facturas.
Expedir e imprimir las facturas.
Conservar la información de facturación.
Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.

Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.

Comprobación por parte de la AEAT

La Agencia Tributaria podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen.

Alternativa gratuita para pequeños empresarios y profesionales

Le recordamos que la AEAT ofrecerá gratuitamente una aplicación básica de facturación, que podrá utilizar siempre y cuando sus funcionalidades y condiciones de uso se ajusten a sus necesidades.

[empresitespain]

Buenas, MAIKAM. Voy a empezar por lo incómodo: soy de los «vendedores de software» que mencionas en tu mensaje, trabajo en VoFactu. O sea, la fuente de la que dices que desconfías. Lo aviso de entrada, y voy a intentar darte la respuesta aunque me perjudique, porque tu sospecha está justificada: en este sector se está usando el miedo a las multas para vender, y con las fechas mal.

Sobre tu Excel: tienes razón, puede quedar fuera. El criterio de las FAQ de la AEAT que habéis pegado en el hilo es el correcto, y la palabra que decide es procesar. Si el Excel solo sirve para meter los datos, emitir, imprimir y conservar la factura, no es un sistema informático de facturación y el reglamento no te aplica. Pasa a aplicarte cuando además procesa esa información para generar los libros registro de IVA o IRPF, la contabilidad, o cualquier resultado que sirva para cumplir obligaciones tributarias.

Donde yo pondría el ojo, respondiendo a la duda que planteaba Ignacio sobre qué cuenta como automatización: el ejemplo de la propia AEAT es bastante claro. Sumatorios y reglas de cálculo, fuera. Una macro que te genera el libro de facturas expedidas, dentro. El caso peligroso en la práctica no es el autónomo con una plantilla, es la asesoría que recibe el Excel del cliente y tiene montado un libro que se alimenta de él. Ahí ya no estás discutiendo la herramienta del cliente, estás discutiendo la tuya.

Las multas, con las cifras y a quién van, porque aquí se exagera mucho. Están en el artículo 201 bis LGT y son dos distintas: 150.000 € por ejercicio para quien fabrique o comercialice sistemas que no cumplan, y 50.000 € por ejercicio por la mera tenencia de sistemas no certificados. La segunda es la que se usa para asustar, y conviene leerla bien: sanciona tener un sistema no certificado, no facturar mal. Si estás legítimamente fuera del reglamento porque tu Excel no procesa nada, no hay sistema no certificado que sancionar. Que alguien te diga que te van a multar con 50.000 € por seguir en Excel es, cuando menos, un atajo.

Dos cosas que casi nadie separa y que creo que son el origen de la confusión del hilo.

La primera son las fechas. Sigue circulando 2025 y 2026, y ya no valen: el Real Decreto-ley 15/2025 lo aplazó todo. Verifactu es el 1 de enero de 2027 para sujetos del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, y esto está confirmado en las propias FAQ de la AEAT.

La segunda, y esta es la importante: Verifactu y la factura electrónica B2B obligatoria son dos normas distintas con calendarios distintos, y verlas como una sola es lo que está volviendo loco a todo el mundo. Verifactu (RD 1007/2023) va de la integridad del registro dentro del software. La factura electrónica B2B viene de la Ley Crea y Crece, su reglamento es el RD 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, y todavía está pendiente de la Orden Ministerial que arranca los plazos: 12 meses para empresas de más de 8 millones y 24 meses para pymes y autónomos. Es decir, previsiblemente 2027 y 2028.

La consecuencia práctica para tus clientes es esta, y es la parte que se le escapa a casi todo el mundo: un autónomo puede escapar de Verifactu quedándose en Excel, pero de la factura electrónica B2B no va a escapar. El Excel no emite Facturae ni UBL. Así que la pregunta útil no es «¿me obliga Verifactu?», es «¿en qué momento me sale más caro seguir en Excel que salir de él?».

Y para cerrar con lo que va claramente contra mi interés: si tu cliente factura poco y sencillo, la AEAT ha previsto una aplicación de facturación gratuita. Está en sus propias FAQ como alternativa. Si eso le vale, que la use y no pague software.

Donde yo sí veo un problema que ninguna herramienta gratuita resuelve es en el cliente que no factura en el momento: el instalador, el de reformas, el taller. Ese os manda el sobre de albaranes en abril y reconstruís el trimestre hacia atrás. Con Verifactu el registro tiene que quedar hecho y encadenado al emitir, y la reconstrucción a posteriori deja de ser una molestia y pasa a ser un problema de cumplimiento. Eso es lo que nosotros intentamos resolver haciendo que la factura se dicte por voz al terminar el trabajo. No pongo enlace, quien quiera lo busca.

Nada de esto es asesoramiento fiscal, contrastadlo. Y la pregunta que os hago yo, que para eso escribo: ¿cuántos clientes de vuestra cartera están hoy en el Excel «limpio» y cuántos creéis que en realidad ya han cruzado la línea de la automatización sin saberlo? Porque me da la sensación de que el segundo grupo es mucho mayor de lo que nadie está contando.