Tareas manuales y repetitivas

[hadriago]

Buenas tardes,
Soy nuevo en el foro aunque llevo algunos años trabajando en asesoría. Quería pedir ayuda sobre cuáles consideráis vosotros que tenéis más experiencia que yo en las tareas repetitivas y manuales que se hacen en asesoría. Por ejemplo enviar los boletines de cotización a los clientes, avisarlos de las finalizaciones de contrato, al finalizar el trimestre recordarles que traigan las facturas, marcar las obligaciones de cada uno y lo que le falta por presentar..... estas son las que a mi se me ocurren pero seguro que hay muchas más.

Gracias.

[CristianMtz]

Hola hadriago,

Las que mencionas son de las más comunes. Añado otras que se comen bastante tiempo:

- Pedir documentación que falta (facturas, extractos) — constante, sobre todo antes de cierres trimestrales
- Confirmar recepciones y avisar de que está procesado
- Cuadrar lo que ha llegado del cliente vs lo que debería haber llegado
- Revisar correos entrantes para sacar datos (facturas adjuntas, consultas mezcladas)
- Controlar calendarios fiscales específicos de cada cliente, no solo los generales

Lo que más carga suele generar no es ninguna tarea individual, sino la repetición diaria de lo mismo multiplicada por cada cliente.

Un consejo: ten una checklist por tipo de cliente (autónomo, SL) con obligaciones y fechas. Es lo más básico pero marca diferencia cuando empieza a haber volumen.

[numio]

Buenas,
Aviso primero: trabajo en Numio, que es una herramienta de este sector. Lo digo por delante para que cada uno pese lo que lea.

Sobre la pregunta: las listas de arriba están muy bien, pero las dos van de lo mismo — conseguir que los datos entren. Pedir facturas, cuadrar lo que llega, revisar correos, calendarios. Y esa es solo la mitad del problema.

La otra mitad empieza cuando la contabilidad ya está hecha, y en mi experiencia se lleva tanto tiempo como la primera:

-Repasar el cierre antes de reportar nada. Descuadres, duplicados, cuentas que se han quedado fuera del cuadro, un 6xx donde debería ir un 2xx. Es lo mismo que comentaba CristianMtz de «cuadrar lo que ha llegado», pero del lado contable, y se hace a ojo trimestre tras trimestre.

- Montar el informe que se le manda al cliente. Balance, PyG, cuatro indicadores y un párrafo explicándolo. Media hora por cliente si vas rápido; multiplicado por la cartera, es una jornada larga al mes.

- Contestar el «¿cómo voy?». La llamada de siempre. Cada respuesta obliga a entrar en el programa, sacar cuatro cifras y explicarlas por teléfono.

Lo primero es lo que más se puede sistematizar sin comprar nada: una lista fija de comprobaciones sobre el PGC que pasas siempre igual antes de dar por cerrado el mes. Escribimos las que usamos nosotros aquí, por si sirve de punto de partida: https://numio.es/blog/revision-contable-cierre-mensual/

Y una cosa que a mí me cambió el enfoque: de las tareas de tu lista, las que se automatizan bien son las que tienen una regla clara (calendarios, avisos, comprobaciones). Las que dependen de que un humano interprete algo —una consulta rara, un cliente que manda las facturas en un WhatsApp— no se automatizan, se reducen cambiando cómo entra el trabajo. Mezclar las dos en el mismo intento de automatizar es donde se pierde más tiempo.

[Iglar]

Bienvenido, yo también apenas llevo unas horas en Super Contable y he visto tu mensaje. Llevo bastantes años (más de 25) gestionando una asesoría laboral, fiscal y contable en Pamplona y la lista que pones está bien vista, sobre todo lo de las obligaciones pendientes.

Te cuento lo que a nosotros nos pasaba, por si te sirve. El problema no eran tanto las tareas en sí... cada una son unos minutos... sino que nunca sabíamos bien en qué punto estábamos. Cada mes empezaba igual: ¿quién ha mandado ya las variaciones y quién no?, ¿a quién le hemos repartido las nóminas?, ¿este cliente tenía el certificado caducado o era el otro? Media mañana en averiguar qué faltaba antes de ponerte a hacer nada... luego a pedir certificados de estar al corriente, otra losa... gestionar representaciones y apoderamientos, otro dolor de cabeza! Pero bueno, por suerte ya vamos solucionando.

Yo separaría las tareas en dos grupos, porque se pierden por motivos distintos.

Las que tienen calendario: boletines de cotización, facturas del trimestre, renovación de certificados digitales, revisiones de convenio con atrasos. Estas no se olvidan por despiste, sino porque no están bien asignadas al técnico y tampoco nadie revisa 100% si se hacen o no, nada te avisa en todo caso. Con una fecha fija y un nombre y apellidos detrás, dejan de fallar.

Las que llegan cuando llegan, que son las peligrosas: partes de baja, notificaciones electrónicas, fin de contrato, fin de período de prueba. Entran sin avisar y siempre cuando estás con otra cosa. Aquí lo único que nos ha funcionado es dejar de depender de acordarse y tener una hora fija al día, aunque con herramientas es mucho más sencillo.

A tu lista añadiría pedir las variaciones cada mes, repartir los recibos a cada trabajador, cuadrar el RLC con el RNT, descargar los certificados de estar al corriente y recoger los datos y el modelo 145 de cada alta nueva.

Lo que de verdad nos cambió el mes fue dejar de llevarlo en la cabeza y en correos sueltos, y tener una sola pantalla que dijera, por cliente, qué está hecho y qué no. Nos montamos nuestras propias herramientas para eso, porque no encontramos nada que lo hiciera, y buena parte de lo que listas ya va solo.

Lo que no hemos conseguido automatizar, para ser justos: todo lo que depende de que el cliente conteste, y los trámites que te obligan a ir confirmando pantalla a pantalla. Eso sigue siendo a mano, no hemos encontrado la forma todavía...

Y un consejo que vale aunque no cambies de herramientas: no le pidas al empresario datos que solo sabe el trabajador, y no preguntes «¿hay algo este mes?». Manda la lista cerrada con fecha límite.

La mitad del retrabajo sale por dejar holgura y pedir mal.

Espero que te sirva y te aporte algo!