Tareas manuales y repetitivas

[hadriago]

Buenas tardes,
Soy nuevo en el foro aunque llevo algunos años trabajando en asesoría. Quería pedir ayuda sobre cuáles consideráis vosotros que tenéis más experiencia que yo en las tareas repetitivas y manuales que se hacen en asesoría. Por ejemplo enviar los boletines de cotización a los clientes, avisarlos de las finalizaciones de contrato, al finalizar el trimestre recordarles que traigan las facturas, marcar las obligaciones de cada uno y lo que le falta por presentar..... estas son las que a mi se me ocurren pero seguro que hay muchas más.

Gracias.

[CristianMtz]

Hola hadriago,

Las que mencionas son de las más comunes. Añado otras que se comen bastante tiempo:

- Pedir documentación que falta (facturas, extractos) — constante, sobre todo antes de cierres trimestrales
- Confirmar recepciones y avisar de que está procesado
- Cuadrar lo que ha llegado del cliente vs lo que debería haber llegado
- Revisar correos entrantes para sacar datos (facturas adjuntas, consultas mezcladas)
- Controlar calendarios fiscales específicos de cada cliente, no solo los generales

Lo que más carga suele generar no es ninguna tarea individual, sino la repetición diaria de lo mismo multiplicada por cada cliente.

Un consejo: ten una checklist por tipo de cliente (autónomo, SL) con obligaciones y fechas. Es lo más básico pero marca diferencia cuando empieza a haber volumen.

[numio]

Buenas,
Aviso primero: trabajo en Numio, que es una herramienta de este sector. Lo digo por delante para que cada uno pese lo que lea.

Sobre la pregunta: las listas de arriba están muy bien, pero las dos van de lo mismo — conseguir que los datos entren. Pedir facturas, cuadrar lo que llega, revisar correos, calendarios. Y esa es solo la mitad del problema.

La otra mitad empieza cuando la contabilidad ya está hecha, y en mi experiencia se lleva tanto tiempo como la primera:

-Repasar el cierre antes de reportar nada. Descuadres, duplicados, cuentas que se han quedado fuera del cuadro, un 6xx donde debería ir un 2xx. Es lo mismo que comentaba CristianMtz de «cuadrar lo que ha llegado», pero del lado contable, y se hace a ojo trimestre tras trimestre.

- Montar el informe que se le manda al cliente. Balance, PyG, cuatro indicadores y un párrafo explicándolo. Media hora por cliente si vas rápido; multiplicado por la cartera, es una jornada larga al mes.

- Contestar el «¿cómo voy?». La llamada de siempre. Cada respuesta obliga a entrar en el programa, sacar cuatro cifras y explicarlas por teléfono.

Lo primero es lo que más se puede sistematizar sin comprar nada: una lista fija de comprobaciones sobre el PGC que pasas siempre igual antes de dar por cerrado el mes. Escribimos las que usamos nosotros aquí, por si sirve de punto de partida: https://numio.es/blog/revision-contable-cierre-mensual/

Y una cosa que a mí me cambió el enfoque: de las tareas de tu lista, las que se automatizan bien son las que tienen una regla clara (calendarios, avisos, comprobaciones). Las que dependen de que un humano interprete algo —una consulta rara, un cliente que manda las facturas en un WhatsApp— no se automatizan, se reducen cambiando cómo entra el trabajo. Mezclar las dos en el mismo intento de automatizar es donde se pierde más tiempo.