GASTOS VIAJES EN DIVISA

[peliconta]

Buenos días,

Mi consulta es la siguiente. Me entregan una hoja de gastos de viaje a un país que no utiliza el euro. Los gastos en euro se registran tal cual pero mis dudas surgen a la hora de contabilizar el cambio de moneda y los gastos que se hacen con esas divisas que tenemos. Quizá con ejemplos se entienda mejor:

a. El empleado que realiza el viaje cambia el 26/09/17 por ejemplo 50,00 ? y le dan por ellos 58,94 USD

El asiento que realizo es: 50,00 ? 571 A 411. Empleado 50,00 ? (reflejando tb las divisas en el programa)

b. Ese mismo día gasta en una consumición 1,41 USD que equivalen a 1,20 ?

El asiento: 1,20 ? 629 A 571 1,20 ? (no hay diferencias de cambio porque ocurre el mismo día)

c. Al día siguiente, 27/09/17, gasta en un taxi 35,22 USD que equivalen a 30,00 ?

El asiento: 30,00 ? 629 A 571 29,88 ?
A 768 0,12 ?
A la 629 se lleva el gasto por el importe del día 27 pero la salida de caja se hace por el valor del día 26 que es cuando entraron las divisas en caja. Los 0,12 ? se llevan a diferencias positivas de cambio.

d. El empleado llega del viaje y se le pagan los 50,00 ? que el cambió.

El asiento: 50,00 ? 411 A 570.Caja 50,00 ?

Así, quedan en caja los 18,80 ? del cambio de moneda que se hizo el primer día (equivalentes a 22,31 USD) y queda saldada la deuda con el empleado que gastó 50,00 ?.

No sé si es correcto como lo estoy haciendo.Lo que sí es cierto es que es un ejemplo corto porque los gastos que suelen haber en los viajes son muchísimos más y es una tarea que lleva su tiempo sacar las diferencias de cambio de cada uno de los días. Lo digo porque quizá existe otra forma menos complicada de hacerlo tipo (tomando los datos del ejemplo anterior):

1. Contabilizar los gastos que tienen lugar cada uno de los días sin diferencias de cambio y reflejando en el HABER la deuda con el empleado: 629 A 411

2. Cuando termina el viaje, el empleado nos da las divisas que le han sobrado: 571 A 411 por la entrada de divisas (22,31 USD) que se valoran al día que las entrega y que es el 28/09/17. Por lo tanto, entran en caja 18,94 ?

3. El empleado nos reclama los 50,00 ? que se gastó en el cambio de las divisas: 411 A 570

4. En este punto nos encontramos con que surge una diferencia de 0,14 ? entre lo que está contabilizado en la 411 en el HABER (1,20 consumición+30,00 taxi+18,94 entrega de divisas = 50,14 ? ) y lo que está contabilizado en el DEBE ( los 50,00 ? que se le pagan al empleado por el cambio de divisas que hizo). Esos 0,14 ? de saldo acreedor en la 411 los llevaría a la 768.Diferencias positivas de cambio.

Me resulta más cómodo este segundo método porque sólo calculo las diferencias de cambio al final del viajey no cada uno de los días que pueden ser muchos tickets ( los reflejo de uno en uno, no por el importe total de cada día) y viajes de varios días pero no sé si es válido y refleja fielmente la realidad porque si el empleado.

Perdonad que sea tan largo pero lo he querido especificar mucho para que resulte sencillo y porque este tema de los viajes en divisas me hacer pasar demasiado tiempo con ello porque no lo tengo claro.

Gracias por adelantado.

[peliconta]

Hola,

Nadie me ha contestado, quizá es demasiado pronto para ello pero si es porque nadie entiende mi consulta, decídmelo por favor e intento ponerlo de otra forma.

Un saludo

[Petrus]

Realmente tu exposición ,a fuerza de detalle, resulta hasta cierto punto inabordable.
Veamos si soy capaz se sintetizar esta operativa:
Por lo general las empresas cuando se encuentran con empleados en comisión de servicio al extranjero, en países fuera del area del Euro, compran divisa al banco y, o bien la dejan inmersa en la 570-Caja a su equivalente de valor al Euro, o bien, tal como pareces insinuar abre la cuenta 571-Caja, moneda extranjera. Siempre al contravalor en Euros que se le ha aplicado en su compra.
Así pues, por la compra divisa seria ( utilizando tu ejemplo de 50 ? por los 58,94 USD- cambio 1,1788 )seria:
Debe: 50 571-Caja. moneda extranjera
Haber: 50 572-Bancos
Vamos a suponer que estos 58,94 USD se los entregas al empleado que viaja. Anotarás:
Debe: 50 46x-Fondos para gastos viaje personal ( o cualquier otra cuenta que prefieras)
Haber: 50 571-Caja. moneda extranjera
Cuando el empleado regresa, vamos a imaginar que presenta liquidación por gastos de 45 USD. Al cambio de los 1,1788 contabilizarías gastos por 38,17 ?. El asiento:
Debe: 38,17 629-Gastos varios
11,83 571-Caja. moneda extranjera ( los 13,94 USD sobrantes al cambio de 1,1788)
Haber: 50 46x-Fondos para gastos viaje personal ( o cualquier otra cuenta que prefieras
Y así sucesivamente, con la entrada de más compras divisas y salidas de los gastos realizados. Finalmente , llegado un momento que en la 571 no interese mantener los USD de su saldo, se llevan los USD al banco, nos los compran a un cambio con toda probabilidad diferente y en aquel momento dicha diferencia de cambio se lleva a gastos 668 o ingresos768.

[peliconta]

Cuánto lo siento de verdad. Yo lo tengo claro en mi mente pero entiendo que al querer especificarlo tanto para que no haya duda no he hecho más que complicar la consulta.

Perfectamente claro con tu ejemplo, muchas gracias, pero hay alguna diferencia más con lo que yo exponía:

1º) En tu caso la empresa es la que compra divisas al banco y luego se las entrega al empleado. En mi caso la empresa no hace esto sino que es el empleado con su dinero personal es el que hace el cambio en una oficina de cambio en el país de destino por norma general. De ahí que mi asiento fuera:

50,00 ? 571 A 411.Empleado 50,00 ?

Aunque en realidad no entra en caja porque es dinero del empleado que va a exigir a la empresa cuando entrega el sobrante. Quizá este asiento no lo debiera ni de hacer.

2º) Cuando llega el empleado a la empresa, entrega los justificantes de los gastos, devuelve para caja las divisas que le sobraron y pide que se le den los 50,00 ? que se gastó en la compra de divisas.

En este segundo punto: a que importe valoro los gastos de cada uno de los días, mirando el cambio del día en el que se hace el gasto? las divisas que devuelve a qué tipo de cambio las valoro para su entrada en caja, al tipo vigente en la fecha en que las devuelve el empleado? Por otro lado de la 570 van a salir los 50,00 ? que pide por la compra de divisas y por lo tanto el asiento va a descuadrar porque con mucha probabilidad el debe y el haber del asiento no van a ser coincidentes. Se llevaría a diferencias de cambio??

Perdona Petrus por todas estas preguntas pero es el caso más se va a dar en las hojas de gastos que recibo y hasta que no vea como se hace uno, voy a tener siempre las mismas dudas.

[Petrus]

Vale con que sea el empleado el que se espabila para comprar los USD por su cuenta, ante la perspectiva de su desplazamiento.
Pues entonces la cosa para ti, como contable de la empresa, debería quedar mucho más sencilla. El empleado debe limitarse a presentarte una hoja de liquidación de gastos, expresados a valor USD o Euros, tanto da. Si lo detalla en dólares al final a la suma de los mismos, la aplica el coeficiente de cambio que el banco, u oficina de cambio, le aplicó al comprar los USD y te demanda el importe transformado en EUROS que serán los que le deberás pagar y contabilizar como gastos. Si en la hoja de gastos el empleado se entretiene en anotarlos , uno por uno, directamente ya en Euros a través del susodicho cambio, pues mejor que mejor, el total continuara sumando Euros que es lo que te interesa. De tal suerte la problemática de la diferencia de cambio la asume el empleado y si es listo nunca saldrá perdiendo, si te aplica el cambio más favorable para él ,de los que puedan intervenir en la operativa de cada viaje.

[peliconta]

Vale, sí que te he entendido pero entonces yo no lo estaba haciendo muy bien. Tú me dices que cuando el empleado venga con su hoja de gastos (que trae siempre en divisas, para qué molestarse si él lo que me va a pedir es lo que se gastó en la compra de divisas), yo valore todos sus gastos en divisas al tipo de cambio que le aplicaron cuando él las compró. Asi, en el asiento tendré en el DEBE esos gastos y en el HABER el dinero que él me pide. La diferencia entre los gastos y lo que él me pide, irá a la cuenta de CAJA (divisas) porque son las divisas que me devuelve y que entrarán en caja al tipo de cambio de cuando las compró.

Claro, yo valoraba cada gasto al tipo de cambio que había el día en el que se producía el gasto (porque yo contabilizo cada uno de los tickets que entrega en el día que marca el tícket y con el cambio de ese día). Así cuando el empleado me reclamaba el importe, siempre existía una diferencia entre los gastos+divisas que devuelve (DEBE) y el importe que se le da (HABER) que se corresponde con lo que él se gastó en la compra de divisas.

Muchas gracias. Una duda....es que no está mal contabilizar los gastos en bloque de un viaje?? Es decir, si me entregan la hoja de gastos en lugar de contabilizar uno por uno cada uno de los gastos, hacer un cómputo y poner el total como gastos de viaje en la 629 con fecha de asiento el día en el que entregan la hoja de gastos??

Un saludo y gracias de nuevo

[Petrus]

Vamos a ver, seamos coherentes. El empleado te presenta una nota de gastos detallada en varias fechas y conceptos a lo largo de su estancia en el extranjero ..... ¡¡ por favor !! a ti para contabilizar te vale una única fecha y un único registro de gasto , a la fecha en que te presenta la liquidación.

[peliconta]

Madre mía,la cantidad de tiempo que he pasado con viajes de 1 semana por ejemplo en los que había cantidad de tickets diarios que yo contabilizaba uno por uno en la fecha que tenía cada tícket porque pensaba que era la única forma válida.Mi enorme agradecimiento por las respuestas.

[Jane]

Hablando de divisas, uso mi aplicación Transferwise como calculadora de divisas (which you can also check here https://walletadviser.com/es/divisas/en ... nsferwise/) y me ha dado tranquilidad en mis últimos viajes. Aprendí acerca de las estafas de la gente local para conseguir que los turistas gasten mucho dinero, así que desde entonces, calculo todos los gastos de inmediato.