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Mi consulta se basa en una empresa que compra vende combustible.
La empresa siempre tiene que pagar por adelantado el pedido del combustible al proveedor (pedido de "x" litros de combustible). A continuación se procede a la carga de este combustible. Es muy habitual en este sector que se produzcan diferencias en la cantidad de litros realizada en el pedido a la cantidad de litros cargados realmente. Este diferencia viene originada por la capacidad de los litros que puede dilatarse o contraerse según la temperatura ambiente. Se pueden pedir "x litros" pero, en función de la temperatura, se cargan "x-1 litros". Esto suele provocar diferencias entre el importe pagado por adelantado al proveedor y el importe final que se refleja en factura. Estas diferencias suelen ir compensando entre empresa y proveedor pedido tras pedido. Sin embargo, en el caso que nos ocupa nuestra empresa ha ido acumulado una cantidad importante de estas diferencias en los pagos: presente un saldo a nuestro favor con el proveedor (el proveedor nos debe dinero). En muchos casos se recupera el dinero, pero en otros el proveedor desaparece, entre en concurso, ... , y la empresa da por perdido el importe pagado.
Contablemente, ¿cómo podemos reflejar esta pérdida? ¿se puede considerar gasto contable y fiscal?

Contablemente, la pérdida se reconoce como deterioro de cuentas por cobrar o directamente como gasto si la deuda se considera incobrable.
Fiscalmente, su deducibilidad dependerá de las pruebas de incobrabilidad exigidas por la normativa fiscal.

Hola Cruz,

Lo que planteas es más común de lo que parece en sectores con producto físico sujeto a mermas o variaciones de carga, como el combustible.

Contablemente, ese saldo a favor con el proveedor que no se recupera se registra inicialmente como un crédito comercial (cuenta 400 o 409 según el caso).
Cuando se confirma que no vas a poder recuperarlo —por ejemplo, porque el proveedor ha entrado en concurso o está inactivo— puedes darlo de baja como pérdida por deterioro o incobrable.

Cómo hacerlo:

Contablemente:

Cuentas 694 «Pérdidas por deterioro de créditos comerciales» o directamente 650 «Pérdidas de créditos comerciales incobrables».

Contrapartida: la cuenta del proveedor (400/409).

Fiscalmente:

Es gasto deducible siempre que cumpla los requisitos del art. 13.1.a) de la LIS, es decir:

Haya transcurrido más de 6 meses desde el vencimiento sin cobrar, o

El deudor esté en concurso de acreedores, o

Se haya reclamado judicialmente o mediante requerimiento notarial.

En tu caso, si el proveedor está en concurso o desaparecido, el gasto es perfectamente deducible.

Si luego recuperas parte del importe, se contabiliza como ingreso extraordinario (cuenta 778).

En resumen:
- Sí, es gasto contable y fiscalmente deducible si cumples los requisitos de incobrable.
- Documenta bien los intentos de cobro o la situación concursal.
- No lo metas como diferencia de existencias, sino como pérdida de crédito frente al proveedor.

Saludos,